Dans toute relation, la confiance est primordiale et plus particulièrement lorsqu’il s’agit de l’administration de vos biens. Elle ne peut s’installer que par l’usage de méthodes recommandées, dans une transparence totale.
Les méthodes recommandées
Les méthodes recommandées sont par exemple :
- la mise en place systématique d’un compte bancaire séparé,
- le paiement régulier et rapide des fournisseurs,
- disponibilité et réactivité quant aux demandes,
- rigueur dans le Suivi du Règlement des Appels de Fonds,
- rigueur dans le Suivi des « Dossiers Sinistre »,
- si nécessaire, la demande de plusieurs Devis à soumettre au Conseil Syndical,
- soumettre les factures au Conseil Syndical avant Règlement,
- communiquer sur le suivi « Charges / Budget »,
- anticiper sur l’Évolution du Budget,
- et de manière générale le respect des Recommandations émises par la Commission des clauses abusives.
À l’inverse, les méthodes contestées
Les méthodes contestées sont par exemple :
- le compte unique avec celui du syndic, où vos charges vont sur le compte bancaire du syndic,
- les fournisseurs ne sont pas payés ou payés très en retard,
- le recouvrement des charges n’est pas régulier et les finances dérivent,
- les factures sont payées sans visa du CS et on découvre des dépenses à la clôture de l’exercice,
- pas ou peu de devis avant travaux,
- la facturation de prestations qui sont normalement comprises dans les honoraires de base.
La transparence totale
La transparence totale, c’est la possibilité pour n’importe quel copropriétaire d’obtenir 24h/24 des réponses aux questions qu’il peut se poser, sans aucune difficulté.
- Est-ce que ma commande de bip portail a été traitée ?
- Est-ce que mon sinistre dégât des eaux est bien pris en compte et traité ?
- Le Syndic m’a dit avoir envoyé le courrier, puis-je vérifier que c’est effectivement le cas ?
- Pour des travaux, combien le syndic a-t-il demandé de devis ?
- Comment se comportent les dépenses de la copropriété ?
- Quels sont les prestataires en place sur la copropriété, et est-ce que ces contrats ont été négociés ? Payons-nous le prix le plus juste ?
- Est-ce que le syndic paye nos fournisseurs rapidement ?
- Y a-t-il de l’argent sur le compte de la copropriété ?
À l’inverse, le manque d’accessibilité
Le peu d’accessibilité aux informations traduit l’impossibilité de vérifier si vos demandes sont traitées et comment celles-ci sont traitées.
- Comment puis-je savoir si nos fournisseurs sont payés régulièrement ?
- Comment puis-je savoir si plusieurs devis ont été demandés ?
- Comment puis-je vérifier que mon sinistre a bien été traité ?
- Comment puis-je savoir si on ne nous facture pas des prestations qui devraient être dans les honoraires ?
