1. Le traitement des documents
Dématérialisation : des frais de gestion de copropriété réduits
Courriers, factures, devis, PV d’AG, tous les documents sont scannés et consultables en ligne 24 heures sur 24.
Ce traitement dématérialisé, en plus de permettre une transparence de gestion, offre comme avantages :
- diminuer les frais de photocopie, d’affranchissement, de papier. Des économies pour les copropriétaires.
- permettre un classement et un archivage complet et actualisé.
Pour consulter les documents, connectez-vous sur votre compte.
2. La vérification des factures
Toutes les factures reçues par D4 Immobilier sont rapprochées systématiquement du devis et du Bon de commande.
Après cette double vérification, nous y ajoutons des commentaires si besoin.
La facture est ensuite soumise au conseil syndical et réglée dès son Bon pour Accord.
Avantages D4 Immobilier
- Une maîtrise des dépenses
- Pas de photocopie
- Des délais minimum de gestion et de règlement
3. Les devis
Tous les devis émis par D4 Immobilier sont regroupés sur le compte de la copropriété et consultables en ligne par le conseil syndical.
Si besoin, ils sont accompagnés de commentaires avant d’être soumis à l’approbation du conseil syndical :
- soit le devis est approuvé immédiatement : dans ce cas, le fournisseur est contacté et les travaux sont planifiés ;
- soit le devis fera l’objet d’une décision prise lors de la prochaine AG.
Avantages D4 Immobilier
- tous les membres du Conseil syndical disposent des devis en ligne, commentés si besoin, et peuvent prendre le temps de les étudier avant l’AG ;
- Gain de temps lors des réunions ou AG : pas besoin d’expliciter les devis.
4. L’historique des pièces
Un compte en ligne dédié à la gestion de chaque copropriété
D4 Immobilier possède un site internet sur lequel chaque copropriété dispose d’un compte en ligne où sont enregistrés l’ensemble des éléments relatifs à la copropriété (PV et compte rendu d’Assemblée Générale, factures, devis, etc.)
Avantages D4 Immobilier
Optimiser la gestion de la copropriété
La dématérialisation de toutes les données relatives à la copropriété, leur archivage systématique sur le site apporte de réels avantages au conseil syndical et copropriétaires :
- suivre en temps réel des interventions et travaux
- avoir accès à tous les éléments de gestion
Et surtout disposer d’outils de gestion développés par D4 Immobilier qui sont :
- des explications sur les dépenses (rapprochement des relevés bancaires et des factures)
- des vérifications systématiques sur tout paiement des charges de la copropriété (rapprochement des devis et factures) ;
- des indicateurs de gestion, des graphes d’analyse des dépenses
De vrais outils de pilotage pour optimiser d’une année sur l’autre les charges de sa copropriété et prendre des décisions en connaissance de cause.
Toutes ces données (inclus les mails) sont stockées et sauvegardées par un professionnel de la sauvegarde en ligne.
